Home » O společnosti » Naše zásady » Politika oznamovatelů

Postup ohlašování nezákonného nebo neetického jednání

Úvod

Tento postup upravuje činnosti všech společností, které jsou součástí skupiny MVGM, dále pouze MVGM. Pro MVGM je důležité, aby společnost a její zaměstnanci dodržovali nejvyšší etické normy a postupy. Součástí kultury společnosti je to, že jakékoliv nezákonné nebo neetické jednání je ohlášeno, aby mohlo být příslušným způsobem vyřešeno. Tento postup oznamování nezákonného nebo neetického jednání byl zaveden, aby se usnadnilo řádné ohlašování tohoto závadného jednání, aniž by se osoba, která jej ohlásí, musela obávat negativního dopadu na své zaměstnání nebo kariérní postup. Tento postup ohlašování nezákonného nebo neetického jednání se vztahuje na všechny společnosti skupiny MVGM, zúčastněné strany nebo přidružené společnosti.

Etický kodex

Na základě dohod o bezúhonnosti popsaných v etickém kodexu VGM-NL (Vastgoed Management – Nederland), které skupina MVGM dodržuje, máme odpovědnost vůči našim podílníkům. Etický kodex slouží jako vodítko pro profesionální jednání a způsob uskutečňování podnikání. Tento kodex platí pro každého v naší organizaci a vztahuje se na naše aktivity jako celek i na jednání našich jednotlivých zaměstnanců. Při všech našich podnikatelských činnostech vynakládáme maximální snahu, abychom byli otevření a jednali slušně a bezúhonným způsobem.

Provinění

Avšak toto nic nemění na skutečnosti, že může dojít k provinění. (Údajné) provinění znamená: (podezření na) porušení předpisů (například podvod, zpronevěra, korupce) a pravidel jednání skupiny MVGM definovaných v těchto zásadách chování nebo vyvolání situace, ve které budou kompromitováni pracovníci třetích stran. (Údajné) porušení předpisů je škodlivé pro jednoho nebo více zaměstnanců, pro společnost, třetí strany či veřejné zájmy. Toto škodlivé porušení musí zasahovat mimo oblast zájmů oznamující osoby.

Domníváme se, že zaměstnanci, kteří mají podezření na provinění, musí mít možnost je jednoduše a bezpečně ohlásit. MVGM proto poskytuje tento postup ohlašování nezákonného nebo neetického jednání, aby se umožnilo rychlé a důkladné vyšetření takového podezření se zpětnou vazbou na osobu, která toto podezření ohlásila. MVGM musí navíc těmto zaměstnancům nabídnout nezbytnou ochranu tak, aby se i nadále mohli cítit bezpečně.

Tento postup ohlašování nezákonného nebo neetického jednání umožňuje zaměstnancům ohlásit (údajné) provinění co nejdříve. Navíc neočekáváme, že zaměstnanci budou prokazovat, že to, co tvrdí, je pravda. Avšak musí být schopni prokázat, že existují skutečnosti nebo okolnosti, které odůvodňují podezření z protiprávního jednání. MVGM umisťuje postup ohlašování nezákonného nebo neetického jednání na intranet společnosti (Blue way – modrá cesta) i na webové stránky.

Rozsah působnosti

Tento postup ohlašování nezákonného nebo neetického jednání mohou využívat všichni zaměstnanci MVGM. To zahrnuje také zaměstnance s dočasnou smlouvou.  Praktikanti, zaměstnanci pracující pro MVGM na dobu určitou a osoby, které jednají za MVGM, mohou hlásit provinění, ale nemohou využívat tento program. Je tomu tak proto, že ústředním bodem postupu ohlašování nezákonného nebo neetického jednání je ochrana ohlašující osoby. Jestliže ohlašující osoba není zaměstnána skupinou MVGM, pak jí MVGM nemůže nabídnout ochranu.

Podniková kultura

Postup ohlašování nezákonného nebo neetického jednání přispívá nejen k dostatečné reakci na závadné jednání, ale také pomáhá mu předcházet. Je nedílnou součástí podnikové kultury MVGM, jejímž výsledkem jsou zaměstnanci, kteří jednají s poctivostí, vyjadřují kritiku a řeší nesprávné chování. Všechny tyto tři způsoby jednání jsou podporovány a oceňovány.

Postup
Krok 1 – vyjádření znepokojení

V prvním kroku by zaměstnanci měli vyjádřit jakékoliv znepokojení u svého přímého nadřízeného, ústně nebo písemně, a uvést svou stížnost jako záležitost podléhající postupu ohlašování nezákonného nebo neetického jednání. Přímý nadřízený možná bude schopen najít způsob rychlého a účinného vyřešení vašich obav. Ohlašující osoba by měla také informovat, zda má na této záležitosti osobní zájem.

Pokud existuje důvod domnívat se, že přímý nadřízený může být jakýmkoliv způsobem do provinění zapojen, nebo pokud přímý nadřízený obavy dostatečně neřeší, může ohlašující osoba oznámit své obavy oddělení pro dodržování legislativních požadavků, které bude působit jako kontaktní bod pro ohlašující osobu.

Ohlašující osoba může předložit oznámení o dotyčném provinění písemně a/nebo ústně, avšak preferuje se písemné ohlášení. Je to z toho důvodu, že se tak vylučují diskuse, co přesně ohlašující osoba ohlásila nadřízenému nebo v kontaktním bodě, a lze potom získat více informací. Další informace příjemce vždy zaznamenává písemně.

Aby byl přístup co nejsnazší, je vždy možné ústní oznámení. V případě ústního ohlášení se nadřízený nebo kontaktní bod ohlašující osoby zeptají, zda má námitky proti tomu, aby ve zprávě bylo uvedeno její jméno.

Ústní hlášení lze podávat prostřednictvím telefonu, ale také při osobním rozhovoru nebo mimo společnost. Přímý nadřízený nebo kontaktní bod ohlašující osoby vytvoří záznam o rozhovoru. Co nejpřesněji se v něm popíše ohlášené podezření a jakékoliv další důležité okolnosti.

Jestliže přímý nadřízený je zapojen do údajného provinění, oznamující osoba ohlásí přestupek přímo oddělení pro dodržování legislativních požadavků.

 

Krok 2 – vyšetřování

Kontaktní bod ohlašující osoby vždy ohlásí podezření na provinění výkonnému řediteli zaměstnance, kterého se toto podezření na provinění týká. Kontaktní bod ohlašující osoby podnikne nezbytné kroky k vyšetření situace.

Jakmile bude zpráva potvrzena, bude vydáno potvrzení o přijetí a kontaktní bod ohlašující osoby zprávu potvrdí pro ohlašující osobu. V tomto potvrzení bude uvedeno následující:

  • přesně to, co znamená hlášení zaměstnance,
  • že oznámení ohlašující osoby nebude mít za následek kárná opatření ani nespravedlivé nakládání,
  • že MVGM bude ohlašující osobu co nejvíce chránit,
  • rozsah, v jakém lze s hlášením nakládat důvěrným způsobem. Pokud z jakéhokoli důvodu není možné úplné utajení, před dalším postupem budou s ohlašující osobou pečlivě prodiskutovány následné kroky,
  • že zaměstnanec dostane informace o postupu a případném výsledku vyšetřování nejpozději do osmi týdnů společně s oznámením kroků, které byly podniknuty.

 

Jestliže je v zájmu vyšetřování prospěšné nevydávat prohlášení týkající se podniknutých kroků a stavu vyšetřování, nebudou žádné informace o vyšetřování poskytovány. Ohlašující osoba bude samozřejmě informována.

 

Neexistují žádné další požadavky kontaktního bodu ohlašující osoby, pokud se týká vyšetřování. Budou platit následující zásady:

  • informace obdržené kontaktním bodem ohlašující osoby jsou důvěrné. Kontaktní bod ohlašující osoby může používat informace pouze pro účely vyšetřování a informování ohlašující osoby,
  • kontaktní bod ohlašující osoby je oprávněn požadovat pro účely vyšetřování písemné a ústní informace od všech oddělení společnosti v souladu s pravidly pro zachovávání soukromí zaměstnance. Od oddělení společnosti je vyžadováno, aby poskytla veškeré dostupné a významné informace,
  • kontaktní bod ohlašující osoby bude uchovávat jméno ohlašující osoby v tajnosti,
  • kontaktní bod ohlašující osoby bude vždy uplatňovat princip spravedlivého vyslechnutí, pokud to nebude v rozporu se zájmy vyšetřování,
  • kontaktní bod ohlašující osoby bude vždy sdělovat zjištění písemně,
  • všechny záznamy a soubory budou uchovávány v zabezpečeném prostředí,
  • kontaktní bod ohlašující osoby nemůže sám uplatňovat žádné sankce,
  • v případě porušení zákona bude kontaktní bod ohlašující osoby vždy informovat vedení o podání oznámení na policii.

 

Krok 3 – výsledek

Kontaktní bod ohlašující osoby předá hlášení výkonnému řediteli a řediteli příslušného oddělení a vydá doporučení k podniknutým opatřením a dalšímu postupu.

 

Příslušný ředitel v/po konzultaci s výkonným ředitelem rozhodne o jakémkoliv dalším opatření i o řešení případného zveřejnění souvisejícího s dotyčným případem. Ohlašující osoba obdrží do osmi týdnů od ohlášení provinění zpětnou vazbu o postupu vyšetřování a případných opatřeních, která byla přijata.

Provinění mimo rozsah postupu oznamování nezákonného nebo neetického jednání:

  • osobní stížnosti (například na pracoviště, vztahy se spolupracovníky nebo s vedením). Tyto problémy lze prodiskutovat s přímým nadřízeným nebo v případě stížnosti týkající se přímého nadřízeného s jeho nadřízeným či personálním oddělením, řešení bude hledáno v rámci konzultace,
  • přestupky nájemců (například rostoucí plevel, domácí násilí). Tyto přestupky lze prodiskutovat s přímým nadřízeným a po konzultaci najít nejvhodnější způsob řešení zjištěného problému.

 

Žádná odvetná opatření vůči ohlašující osobě

Výkonná rada MVGM zaručuje, že žádná osoba ohlašující nezákonné nebo neetické jednání, která jedná v souladu s postupem oznamování nezákonného nebo neetického jednání, nebude muset čelit odvetným opatřením. MVGM bude jednat příslušným způsobem tak, aby ohlašující osobu ochránila. To platí také tehdy, když po vyšetřování vyjde najevo, že hlášení bylo podáno v dobré víře, ale uvedené (uvedená) obvinění nelze dostatečně prokázat. MVGM bude uchovávat jméno ohlašující osoby v důvěrnosti.